Az ember és a technológia nyerő párosa a munkában
A munkavállalók közötti együttműködés, vagyis a kollaboráció az elmúlt évek egyik hangzatos üzleti „buzzword”-je volt, amit a munkahelyek utóbbi hónapokban felgyorsult digitalizálódása új szintre emelt. Sőt, míg a járványhelyzet miatti korlátozások sok esetben az informatikai fejlesztésekre is negatívan hatottak, a home office terjedése miatt a kollaborációs alkalmazások és az ehhez kapcsolódó felhőmegoldások a piac fontos mozgatórugójává váltak.
Az együttműködés új reneszánsza
A kollaboráció nem újkeletű fogalom, a közösségi működésnek már a korábbi történelmi korszakokban is kiemelt jelentősége volt. Az együttműködés valójában alapvető emberi igény, amihez a technológia a térbeli-időbeli korlátlanság lehetőségét kínálja, vagyis megteremti azt a hátteret, ahol az együttes tudáscsere és a munka különösen gyorssá, hatékonnyá és elérhetővé válik. Gondoljunk csak azoknak a platformoknak az átütő sikerére, amelyek a közösség erejével működnek: a különböző közösségi média platformokra, a közösségi finanszírozásra, nyílt forráskódú szoftverek terjedésére, hogy csak néhányat említsünk. Az alkalmazások népszerűsége abban rejlik, hogy lehetőséget adnak arra, hogy bárki hozzátegye a tudását, véleményét, erőforrásait egy-egy problémához.
Ugyanakkor az egyre specializálódó tudás és képességek, a sok esetben egymástól elváló munkafolyamatok és elszigetelődő üzleti egységek – gondoljunk csak a menedzsment, a pénzügy, HR, vagy a kommunikáció és kreatív funkciók gyakori elkülönülésére – a vállalatok működésében is komoly motivációt jelentenek a digitális kooperációra felgyorsítására. Az online kollaboráció ugyanis nem csak a kreativitásra hat jótékonyan. Amellett, hogy biztosítja az információ és az ötletek áramlását a szervezeti egységek között, s teszi így produktívabbá a munkát, felpezsdíti a kommunikációt és közösségformáló hatással is bír. Egy Deloitte tanulmány szerint a kollaborációs szoftvert használó alkalmazottak 34%-kal voltak elégedettebbek a munkahelyükkel.
Az üzleti életbe fokozatosan érkező fiatalabb generációk, a technológiával már szinte szimbiózisban létező digitális nomádok, katalizátorként hatnak a munkahely és a gazdaság modernizációjára, a digitális vállalati kultúra kialakítására. Számukra ugyanis a közösségi platformok, virtuális közösségek és az online tudásszerzés és -megosztás, valamint az „always-on” életmód már a mindennapi működés természetes módja. Mindemellett a tavasszal hirtelen érkező járvány olyan kényszerhelyzetbe hozta a vállalatokat, ahol az online működés kötelezővé vált, így a munkatársakkal való együttműködés is sok esetben a virtuális térbe helyeződött át. Nem véletlen, hogy a szoftvergyártó cégek kínálatában is fokozott figyelmet kapnak a kollaborációs alkalmazások. A home office terjedésével ez a trend várhatóan még erősödni fog, hiszen a járványügyi helyzet várhatóan tartósan átalakítja majd a munkahelyi működést. A hibrid munkavégzés (vagyis a részben otthonról, részben az irodából végzett munka) standarddá válik, így az online megoldások is sokáig a munkakultúránk részei maradnak.
Ez is érdekelhet:
A honlap weboldal? Fogalmi tisztázó
A „weboldal”, „honlap” és „portál” kifejezések gyakran használatosak az interneten, sokszor ugyanarra a dologra használjuk, de kissé (vagy teljesen) eltérő…
Mi van a Teams-en túl?
Egy új technológia bevezetése soha nem egyszerű folyamat. A legtöbb esetben már a szükséges funkciókat tartalmazó, kellően „user-friendly” alkalmazás kiválasztása is kihívást jelent. Nem beszélve a használatához szükséges optimális technológiai és tudásbeli háttérről.
A technológiai kihívások között említhetjük a minél alacsonyabb késleltetésű adatáramlás biztosítását, illetve a munkafolyamatok során generált adatfájlok biztonságos tárolását és megoszthatóságát. Gondoljunk csak bele, hogy miképp végezzük a hagyományos irodai munkát, miképp tudunk együttműködni a kollégákkal, különféle részlegekkel élőben, személyesen. Ezt a gyorsaságot, rugalmasságot kell az online térben is megteremteni megfelelő teljesítményű és kapacitású szerverháttérrel és erre paraméterezett szoftverekkel, kliens oldali beállításokkal. A hang- és videófolyamok zökkenőmentes futtatása mellett a fájlmozgatások is egyidőben történhetnek, illetve a kollaborációs keretrendszerhez történő hozzáférést önmagában is egységesíteni kell; ahogy az irodában egy beléptetőkapunk jutunk be, az „online iroda” sem lehet elérhető bárki számára. A vállalati VPN-kapcsolat létrehozása mellett egyéb biztonsági beállítások, azonosítások is erősíthetik az otthoni munkavégzés védelmét, nem mellesleg megteremtik a biztonságos adatmentés és archiválás alapjait is. Nem kell sok idő, hogy úgy érezzük, az otthoni iroda egyben otthoni IT is, amiben a különböző felhőtechnológiák szinte láthatatlanul teszik a dolgukat és asszisztálnak a gördülékeny munkavégzéshez.
Mindemellett, ahogy az ügyfélkezelés során is fontos az elégedettség, úgy a munkatársi élmény is épp olyan meghatározó lehet a bevezetés során. Számos kutatás igazolja, hogy a digitális projektek jelentős százaléka a munkatársak hozzáállásán bukik el. A felülről irányított, elsősorban a technológiai fejlesztésekre koncentráló digitalizáció nagy eséllyel kudarcra van ítélve, amennyiben az azt használók nincsenek kellőképp felkészítve a digitalizációra, hiányoznak az ehhez szükséges skilljeik, nem értik, hogy miért áll érdekükben az átállás (nem bíznak benne), vagy nincs kapacitásuk rá. Időt kell tehát szakítani arra, hogy az informatikai környezet mellett a benne dolgozókat is felkészítsük a változásra.
De megéri, mert egy jól meghatározott, a fenti szempontokat figyelembe vevő, következetesen végig vitt digitalizációs projekt igazi win-win szituáció lehet a cég, a munkatársak és nem utolsó sorban a minőségi szolgáltatást élvező ügyfelek számára is. Egy olyan új kontextust jelent, amelyben az emberek és a technológia egyaránt főszerepet játszanak.
