Ügyintézés hatékonyan, gyorsan? Nem mindegy, hogyan kérjük!

Hasznos tippek az ügyfélszolgálattól

A felhasználók ma már kifogástalan és folyamatos szolgáltatást várnak el a vállalatoktól a digitális térben, nincs mentség a kiesésekre. Az újabb és újabb technológiák és frissítések adaptálása azonban nem mindig zökkenőmentes, ami fennakadást okozhat a működésben és rontja az ügyfélélményt. Nem mindegy, hogy milyen gyorsan találunk választ a problémára. Ám nem elég reflexből felhívni az ügyfélszolgálatot, a hatékony segítséget pontosan, jól kell kérni is.

Hiba észlelése esetén problémánk megoldására leggyakrabban az ügyfélszolgálattól remélünk – azonnali – megoldást. De ha nem egyértelmű a probléma forrása, nem állnak rendelkezésre a megfelelő adatok, elhúzódhat annak megoldása is. Éppen ezért maga az ügyfél is felel azért, hogy a probléma megoldása minél gördülékenyebb legyen.

De hogyan is segítheti a felhasználó a hiba lehető leggyorsabb felderítését? Az alábbiakban összeállítottunk hozzá egy rövid ellenőrző listát.

Mérlegeljük, hogy fennakadás esetén ki lehet pontosan a segítségünkre!

Nem mindig az első gondolatunk a célravezető. A felhőszolgáltatások elérését például számos más szolgáltatás működése is befolyásolja. De míg áramkimaradás esetén aligha gondolna rá bárki, hogy a felhőszolgáltatónál tegyen panaszt, az internetelérés kiesése könnyen okozhatja a tapasztalt problémát. Érdemes ezért végiggondolni, valójában miben tud segítségünkre lenni az ügyfélszolgálat, melyik szolgálatóhoz kell fordulnunk, mielőtt felkeresnénk!

Alkossunk képet a problémáról!

Milyen hibaüzeneteket kapunk a webes kezelőfelületen, illetve a szolgáltatás elérésére használt eszközön, beleértve a vezeték nélküli vagy a vezetékes útválasztót is? A hibaüzenetek alapján tájékozódjunk első körben az online elérhető forrásokból, amelyre jó példa az Aruba Cloud termékeinél elérhető tudásbázis (pl Cloud VPS esetén) vagy az oktatóanyagok gyűjteménye. Az eszközproblémák megértését, elhárítását a hardver- és a szoftverszállítók weboldalai, valamint a felhasználói fórumok is gyakran segítik.

Gyakori probléma például az internetelérés akadozása, esetleg teljes leállása, ami a felhasználók széles körét érinti. A leállásról a szolgáltatók jellemzően a közösségi oldalaikon azonnal kommunikálnak, és ennek alapján az eseményről az online média is hamar tudósít. Ha alternatív kapcsolaton keresztül elérjük a felhőszolgáltatást, akkor egyértelmű, hogy az elsődleges internetelérésünkkel van baj. Ilyen esetben érdemes az internetszolgáltatót keresni.

Ez is érdekelhet:

  

Gyűjtsük össze a hiba részletes jelentéséhez szükséges információt!

Akár a felhőszolgáltatást, akár az internetszolgáltatást nem érjük el, annál gyorsabban járhatunk a probléma végére, minél alaposabban le tudjuk azt írni. Hibajegyet a szolgáltató online felületén vagy a telefonos ügyfélszolgálat hívásával is készíthetünk. Mindkét esetben olyan részletes és releváns információkat kell megadnunk a tapasztalt probléma minél pontosabb szöveges leírása mellett, mint például a felhasználói fiókunk és az előfizetett szolgáltatás azonosítói – felhőszolgáltatásnál például a virtuális szerver neve és IP címe is. Mindezt érdemes a hibaüzenetek másolatával, képernyőmentésekkel illusztrálni.

Utóbbit az ügyfélszolgálat online felületén, illetve a szolgáltató támogatói oldalán bejelentkezve tehetjük meg, ahol legördülő menük és más funkciók segítik az eredményes problémamegoldáshoz szükséges hibajelentés elkészítését.

A fentiekből is látszik, hogy a megfelelő előkészítés és a jelentkező probléma okainak végiggondolása sokat segíthet a hibaelhárítás folyamatának meggyorsításában. Természetesen az elsődleges cél nem az ügyfélszolgálat tehermentesítése, hanem az együttműködés megkönnyítése és hogy mielőbb visszatérhessünk a normál üzletmenethez.