A számlázás kézírásos korszaka a végéhez közeledik, ezzel a ténnyel pedig minden vállalkozásnak kezdenie kell valamit. Persze, nem azért, mert a vég elkerülhetetlen, hanem azért, mert így mindenki számára jobb lesz.
A digitális átállás azonban jóval több előnyt biztosít annál, minthogy nem kell papírokkal bajlódnunk. Márpedig ezen előnyök kihasználását legjobban a felhő alapú számlázók biztosítják. Lássuk, melyek ezek az előnyök!
Elérés bárhonnan és bármikor
Függetlenül attól, hogy a tér-idő mely pontján tartózkodunk éppen, a felhő alapú megoldások segítségével a számláinkat bármikor és bárhonnan elérhetjük. Ebből következően nem vagyunk az irodához kötve akkor sem, amikor rá akarunk nézni a számláinkra, vagy szeretnénk kiállítani néhányat. A felhő segítségével – internetelérés birtokában – tehát minden releváns adatot elérhetünk, minden kijövő/bejövő tételt láthatunk, akár a világ másik végéről is, 0-24-ben.
Ennél is fontosabb talán, hogy a felhős megoldások könnyű elérhetőségének köszönhetően hozzáférést biztosíthatunk partnereinknek – például a könyvelőnk – számára is. Létrehozhatunk neki egy korlátozott jogosultságokkal rendelkező fiókot, így bármikor hozzáférhet a számára fontos iratokhoz – időigényes telefonálgatás, e-mailek küldése nélkül. Ugyanez ez az előny természetesen a cég alkalmazottairól is elmondható. Hiszen ha mindannyian a saját eszközükön elérhetik a számlákat, nem kell egyetlen gépre várniuk (pláne papír alapú számlákon osztozkodniuk). Így pedig nyilván gyorsabban megy a munka is.
Elérés bármilyen eszközről
A felhőben futó programok nemcsak a számlakezelés földrajzi és időbeli korlátai alól szabadítanak fel. A legjobb az egészben éppen az, hogy a felhős megoldások esetében bármilyen – internetelérésre alkalmas – kütyüről intézhetjük az ügyeket. Nem kell programokat telepítenünk, csak belépni a fiókba, és máris kézben tarthatjuk az ügyeket. Ha tetszik, felállhatunk az íróasztali számítógép mellől, és folytathatjuk a munkát a telefonunkról egy kávézóban – vagy akár táblagépről. A lényeg, hogy nem kell aggódnunk amiatt, hogy az eszközeinket ügyfél- és fizetési adatokkal zsúfoljuk tele. A felhőben futó programok a felhőben futnak, nem a mi eszközeinket terhelik meg.
Az óriási felhőtárhelynek köszönhetően a számlák tárolása pofonegyszerű
A felhőalapú számlázás lehetővé teszi a számlák tömeges és rendszerezett online tárolását is. Mindez természetesen nemcsak azt jelenti, hogy a polcok felszabadulnak a papírraktár funkciójuk alól. A kényelmes, online tárolásnak köszönhetően nem kell vesztegetni az időt az iratok előkotrásával, vagy az adatok újra és újra begépelésével. Az pedig már csak hab a tortán, hogy ha nem kell nyomtatgatnunk, azzal a természeti környezetünknek is tettünk egy szívességet.
A felhős tárolásnak és rendszeres mentéseknek hála az adatok biztonsága garantált
A felhőszolgáltatók rendkívül komoly biztonsági protokollok szerint üzemeltetik a szervereiket. Vagyis rendszeres időközönként biztonsági másolatot készítenek adatokról. Így alig elképzelhető olyan katasztrofális esemény, amely kockáztatná az információkat. Mi több, az adatok távoli gépeken – felhőben – történő tárolása egy másik biztonsági előnnyel is jár. Mégpedig azzal, hogy az irodai dolgozók sem lophatják el így az érzékeny információkat tartalmazó eszközöket.
Rugalmasság és alacsony bővítési, fenntartási költségek
Felhős megoldás használata esetén szükség szerint bővíthető a szerverterület és a számítási kapacitás. Vagyis nem kell új hardver vásárlásába vagy egyéb módosításokba beruházni, ha további funkciókat, kapacitásokat szeretnénk a cégünk számára biztosítani bővülés esetén. A költségeket az is csökkenti, hogy a frissítések átvezetése, a karbantartás a felhőszolgáltató feladata.
Széleskörű testreszabási lehetőségek
A felhőalapú számlaalkalmazások általában fejlesztői API-val rendelkeznek, amely lehetővé teszi a külső platformok számlázóprogramhoz történő csatlakoztatását. Ez a lehetőség akkor nélkülözhetetlen, amikor a cég vállalatirányítási szoftverét az automatizálása érdekében integrálni szükséges. Vagyis az API-n keresztül a beállításokat az igényeinknek megfelelően finomhangolhatjuk, így még a nehézkesebb CRM rendszerek is könnyen integrálhatók.
Búcsú a manuális folyamatoktól
A felhő alapú online számlázás segítségével lényegesen felgyorsíthatók a pénzügyi folyamatok, vagyis azok a folyamatok, amelyek esetében minden másodperc számít. Ezért érdemes minél több automatizálást támogató eszközt bevetni a cél érdekében. Nagy előny, hogy ezek az automatizmusok a felhős számlázóprogramok alapfelszerelései közé tartoznak.
A számlaemlékeztető funkciók például arra használhatók, hogy késedelmes számlák esetén manuális lépések nélkül emlékeztethessük az ügyfeleket a pontos fizetésre. Az ismétlődő számlázás segítségével minden héten vagy hónapban ugyanazon a napon állíthatunk ki számlákat. A kifizetések automatikus egyeztetésével az emberi hibatényező is lényegesen csökkenthető.
A lényeg, hogy bár ezekre a funkciókra a nem felhős programok is képesek, a felhős megoldások mégis magasabb szintet képviselnek. A saját infrastruktúrán döcögő – vagy bérelt – programokhoz képest a távoli szervereken futó megoldások előnyei önmagukért beszélnek. Ezek ugyanis felhasználóbarát, praktikus, intuitív módon biztosítják a számlázás folyamatát. A felhő rugalmasságának, skálázhatóságának köszönhetően pedig végeredményben még olcsóbbak is.
